Deje que el software haga el trabajo repetitivo
En todas las oficinas hay trabajo para el que no se contrató a nadie: copiar cifras de un sistema a otro, perseguir aprobaciones, enviar los mismos recordatorios, montar el mismo informe cada lunes. Nosotros automatizamos ese trabajo y utilizamos la IA allí donde ayuda de verdad (para leer documentos, responder preguntas y redactar textos), de modo que su equipo dedique el tiempo a las decisiones que lo necesitan.
No hace falta sustituir sus sistemas. Empezamos por un proceso, lo medimos y solo lo ampliamos si demuestra que merece la pena.
Automatización práctica, proceso a proceso
Parte de esto es inteligencia artificial y parte es, sencillamente, automatización bien hecha. Utilizamos lo que resuelva el trabajo con fiabilidad y le decimos qué es cada cosa.
Trabajo de oficina repetitivo
- Introducción de datos entre sistemas, una sola vez en lugar de dos
- Recordatorios de renovaciones, vencimientos y tareas atrasadas
- Informes elaborados y distribuidos de forma programada
- Correos y notificaciones rutinarios enviados automáticamente
- Hojas de cálculo que se actualizan solas desde el origen
Flujos de trabajo y aprobaciones
- RR. HH.: permisos, incorporaciones, renovación de documentos y contratos
- Finanzas: notas de gastos, aprobación de pagos y de facturas
- Compras: solicitudes, presupuestos y pedidos de compra
- Operaciones: solicitudes de trabajo, traspasos y listas de comprobación
- Enrutamiento, escalado y registro de quién aprobó qué
Procesamiento de documentos
- Facturas, recibos, documentos de identidad y formularios leídos por OCR
- Campos extraídos y comprobados según sus reglas
- Asientos registrados en su ERP o en su sistema contable
- Documentos escaneados, fotografiados o recibidos por correo
- Los documentos dudosos pasan a una persona para que los confirme
Chatbots y asistentes
- Para clientes, en su sitio web y en WhatsApp
- Para el personal, dentro de los portales internos
- En árabe y en inglés
- Respuestas extraídas de contenidos que usted ha aprobado
- Traspaso a una persona cuando la pregunta lo requiere
IA sobre su propio conocimiento
- Asistentes que responden a partir de sus documentos y sus datos
- Búsqueda inteligente en los archivos de la empresa, por significado
- Resúmenes de documentos largos, hilos de correo y reuniones
- Traducción entre árabe, inglés y otros idiomas
- Borradores de correos y respuestas para que una persona los revise y los envíe
Previsiones y alertas de anomalías
- Ventas, existencias y tesorería proyectadas a partir de su histórico
- Alertas cuando una cifra se sale de su rango habitual
- Operaciones inusuales señaladas para que alguien las compruebe
- Entregadas por correo electrónico, por WhatsApp o en un cuadro de mando
- Basadas en nuestro servicio de informes avanzados
Microsoft 365 y Google Workspace
- Automatizaciones dentro de las herramientas que su personal ya utiliza
- Formularios que alimentan listas, hojas de cálculo y flujos de aprobación
- Archivos nombrados, archivados y compartidos según reglas
- Rutinas de buzón y de calendario gestionadas automáticamente
- Notificaciones en los canales que sus equipos leen
Tareas programadas y RPA
- Importaciones, exportaciones y conciliaciones nocturnas
- Automatización robótica de procesos para sistemas sin API
- Software que trabaja a través de las pantallas que usa su personal
- Registro de cada ejecución y una alerta cuando alguna falla
- Una opción sensata cuando un sistema no se puede modificar
IA dentro de su software
- Funciones de IA añadidas al software a medida que desarrollamos para usted
- O añadidas a una aplicación que ya es suya
- Conectadas con sus sistemas actuales mediante la integración de sistemas
- Cada función puede desactivarse sin detener el sistema
- Su código y sus datos siguen siendo suyos
Automatizamos los sistemas que hemos escrito nosotros
Desarrollamos software de gestión desde 2018: People AXIS, IVMS, Right Numbers, nuestro POS y nuestro CRM. Como el código es nuestro, la automatización en torno a estos productos no depende de la hoja de ruta de nadie más.
Si usted utiliza otro software, el planteamiento es el mismo. Nos conectamos a lo que ya tiene en lugar de pedirle que lo sustituya.
People AXIS
Aprobaciones de permisos y de asistencia, recordatorios antes de que venzan los documentos de los empleados y respuestas a las consultas habituales de RR. HH. a partir de sus propias políticas.
IVMS
Avisos de reposición, alertas ante movimientos de existencias inusuales y documentos de proveedores leídos por el sistema en lugar de tecleados.
Right Numbers
Facturas de proveedores y recibos capturados en el libro mayor, circuito de aprobación de pagos e informes financieros programados.
POS y CRM
Resúmenes diarios de ventas enviados a los responsables, mensajes de seguimiento a los clientes y alertas cuando una sucursal se aparta de su patrón habitual.
Empezar poco a poco, medir y después ampliar
Los proyectos de automatización fracasan cuando intentan cambiarlo todo a la vez. Los nuestros empiezan con un solo proceso y con una cifra que usted mismo puede comprobar.
Localizar el trabajo repetitivo
Nos sentamos con las personas que hacen el trabajo y anotamos las tareas que se repiten, que siguen reglas y que consumen más horas. Usted recibe una lista breve ordenada por esfuerzo y beneficio probable, incluidos los puntos que nosotros dejaríamos como están.
Pilotar un proceso
Elegimos juntos un proceso, acordamos qué se considerará un éxito y lo construimos para un grupo reducido de usuarios. Su forma actual de trabajar sigue disponible durante todo el piloto.
Medir
Comparamos el piloto con la forma en que se hacía antes el trabajo: tiempo empleado, errores detectados y con qué frecuencia tuvo que intervenir una persona. Si las cifras no lo justifican, se lo decimos y paramos.
Desplegar
Lo que funciona se extiende al resto del equipo, se documenta y se entrega con formación. Después pasamos al siguiente proceso de la lista, a un ritmo que su personal pueda asimilar.
Sus datos siguen siendo sus datos
Un asistente capaz de leer documentos de la empresa debe tratarse como un empleado con acceso a ellos. Estas reglas se acuerdan antes de construir nada.
- Privacidad de los datos. Acordamos por escrito qué datos puede leer una automatización, dónde se procesan y cuánto tiempo se conserva cada cosa.
- Control de acceso. Un asistente muestra a cada usuario solo lo que ese usuario ya está autorizado a ver. Las nóminas no pasan a estar al alcance de todos.
- Revisión humana. Las decisiones importantes (pagos, contrataciones, contratos, precios) las prepara la automatización y las aprueba una persona designada.
- Confidencialidad. Los datos de la empresa se mantienen confidenciales y se utilizan únicamente para la finalidad que usted ha aceptado. Cuando deben permanecer dentro de su propia red o de su cuenta en la nube, diseñamos la solución para ello.
- Un registro de lo ocurrido. Las acciones automatizadas quedan registradas, de modo que usted puede ver qué se hizo, cuándo y con la aprobación de quién.
Dónde no encaja la IA
La IA es útil, pero no es la respuesta a todos los problemas, y le diremos cuándo es la herramienta equivocada.
- Cuando la respuesta debe ser exacta siempre. Los cálculos y las reglas fiscales y contables corresponden a software convencional con lógica fija, no a un modelo de lenguaje.
- Cuando el propio proceso está mal planteado. Automatizar un proceso confuso produce confusión más deprisa. Primero hay que arreglar el proceso.
- Cuando no hay datos. Las previsiones y los asistentes valen lo que valgan los registros en los que se apoyan.
- Cuando el volumen es pequeño. Una tarea que se hace dos veces al mes rara vez compensa el coste de automatizarla.
- Cuando importan el criterio y la responsabilidad. La IA puede preparar y sugerir. La decisión debe seguir tomándola una persona.
Lo que nos preguntan los clientes antes de empezar
Por un único proceso que sea repetitivo, que siga reglas claras y que resulte fácil de medir, como el registro de facturas de proveedores o el seguimiento de aprobaciones. Hacemos un piloto con ese proceso, lo comparamos con la forma en que se hacía antes y solo entonces decidimos juntos si conviene extenderlo a otras áreas.
La confidencialidad forma parte del diseño desde el principio. Antes de construir nada acordamos qué datos puede leer la automatización, dónde se procesan y quién puede ver los resultados. El acceso respeta los permisos que su personal ya tiene y, cuando los datos deben permanecer dentro de su propia red o de su cuenta en la nube, diseñamos la solución de ese modo.
No. La mayor parte de la automatización se sitúa alrededor de los sistemas que usted ya tiene. Cuando un sistema dispone de una interfaz, nos conectamos a él directamente; cuando no la tiene, podemos recurrir a tareas programadas o a la automatización robótica de procesos, que trabaja a través de las mismas pantallas que usa su personal.
Sí. Desarrollamos chatbots y asistentes que funcionan en árabe y en inglés, en su sitio web, en WhatsApp o dentro de un portal interno. Responden a partir de contenidos que usted ha aprobado y transfieren la conversación a una persona de su equipo cuando la pregunta queda fuera de lo que deben atender.
En los pasos rutinarios y de bajo riesgo, sí. En todo lo importante, como pagos, contrataciones, contratos o precios, incorporamos un paso de revisión humana. La automatización prepara el trabajo y una persona designada lo aprueba. La IA comete errores, por eso mantenemos a las personas al mando de las decisiones que importan.
Díganos qué tarea repite su equipo con demasiada frecuencia
No necesita una estrategia de IA para empezar. Indíquenos un trabajo repetitivo (las facturas que se teclean a mano, las aprobaciones que se quedan en una bandeja de entrada, las preguntas que su personal responde todos los días) y le diremos con claridad si se puede automatizar y si merece la pena hacerlo.
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